Trzy miesiące temu opublikowaliśmy recenzję KSeFEO, platformy do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur od polskiej firmy Virtudesk. Jako partner wdrożeniowy programujemy ją, konfigurujemy i wdrażamy u klientów. Od tamtej pory aplikacja znacząco się rozwinęła: przybyło ponad 250 zmian produkcyjnych, nowy moduł Dokumenty, kolejne integracje z programami księgowymi i pobieranie danych kontrahentów z GUS. W tym artykule pokazujemy, co konkretnie doszło i jak przekłada się to na codzienną pracę z fakturami.

Zmienił się też kontekst. KSeF przestał być zapowiedzią: od 1 lutego 2026 wszyscy podatnicy VAT odbierają w nim faktury, a od 1 kwietnia większość firm również je wystawia. Praca w KSeF stała się codziennością, dlatego narzędzie do jego obsługi musi być przede wszystkim niezawodne i wygodne.

Obowiązkowy KSeF już działa

Harmonogram jest przesądzony i wygląda następująco:

odbiór faktur w KSeF obowiązuje wszystkich podatników VAT od 1 lutego 2026,
wystawianie faktur obowiązuje firmy o obrotach powyżej 200 milionów złotych od 1 lutego 2026, a pozostałych podatników VAT od 1 kwietnia 2026,
mikroprzedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 000 złotych miesięcznie zaczną wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027, ale odbierają je już teraz.

Do 31 grudnia 2026 trwa okres przejściowy bez kar administracyjnych. Warto go wykorzystać na uporządkowanie procesu, ponieważ od 1 stycznia 2027 kara za brak faktury ustrukturyzowanej może sięgnąć 100 procent kwoty VAT z faktury. Szczegóły zebraliśmy w artykule o terminach i karach KSeF.

Narzędzie do KSeF musi też spełniać wymagania techniczne: obsługiwać aktualny schemat faktury FA(3), tryby offline (offline24, offline i awaryjny) oraz logowanie certyfikatem KSeF na numer PESEL lub NIP z podpisem XAdES. Tokeny KSeF wygasają z końcem 2026 roku, więc certyfikaty stają się standardem autoryzacji. KSeFEO spełnia wszystkie te wymagania i na bieżąco nadąża za zmianami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów. A jeśli wolisz przekazać konfigurację specjalistom, prowadzimy wdrożenia KSeF od audytu po szkolenie zespołu.

Ponad 250 zmian w trzy miesiące

Od kwietnia do lipca 2026 w KSeFEO przybyło ponad 250 zmian produkcyjnych, w tym około pięćdziesiąt większych usprawnień. Nowe wersje trafiają do użytkowników kilka razy w tygodniu, bez przerw w działaniu aplikacji. Dla porównania: duzi dostawcy oprogramowania księgowego pracują zwykle w cyklach kwartalnych.

Za tym tempem stoi bliska współpraca z użytkownikami. Zgłoszenia od biur i firm trafiają bezpośrednio do zespołu rozwijającego aplikację, a średni czas od zgłoszenia do działającej funkcji wynosi od trzech do dziesięciu dni. W praktyce oznacza to, że aplikacja rozwija się dokładnie w tym kierunku, którego potrzebują księgowi.

Nowy moduł Dokumenty

To nowy filar aplikacji. Moduł Dokumenty porządkuje obieg dokumentów księgowych: to segregator plików PDF i skanów z osobnym widokiem dla każdego klienta, obejmujący także dokumenty spoza KSeF.

Najważniejsze funkcje modułu:

Komentarze pod dokumentem. Pytanie o konkretny dokument zadajesz bezpośrednio pod nim. Cała rozmowa biura z klientem zostaje przy dokumencie i nie ginie w mailach.
Zgłoszenie kompletu dokumentów. Gdy klient wgra wszystkie dokumenty za dany miesiąc, jednym kliknięciem daje znać biuru. Biuro samo decyduje, kto otrzymuje to powiadomienie.
Pobieranie zbiorcze. Zaznaczasz dowolną liczbę plików i pobierasz je jako jedną paczkę ZIP.
Zbiorcza zmiana statusów. Status wielu dokumentów zmieniasz jedną operacją, bez otwierania każdego z osobna.
Scalanie plików. Kilka zdjęć lub skanów tej samej faktury (JPG, PNG, PDF) łączysz w jeden dokument.
Podgląd bez pobierania. Pliki JPG, PNG i PDF przeglądasz bezpośrednio w aplikacji.
Zapamiętany wybór klienta. Raz wybrany klient pozostaje aktywny przy przechodzeniu między zakładkami. Przy kilkudziesięciu przełączeniach dziennie robi to realną różnicę.

Moduł Dokumenty w KSeFEO - segregator skanów i komentarze pod dokumentem

Biurom rachunkowym konfigurujemy obsługę wielu klientów w KSeF właśnie pod taki scenariusz pracy.

Moduł Kadry

KSeFEO wychodzi też poza faktury. Nowy moduł Kadry pozwala prowadzić podstawowe sprawy kadrowe klienta w tym samym systemie. Dostęp do danych mają wyłącznie uprawnione role, każda operacja trafia do śladu audytowego zgodnego z RODO, a powiadomienia są wysyłane do każdego adresata osobno, z poszanowaniem prywatności danych.

Eksport do programu księgowego, którego już używasz

KSeFEO ma gotowe integracje z programami księgowymi, na których polskie biura pracują na co dzień: Comarch Optima, RAKS, SKP oraz Puzzle (adad.pl). Faktury pobrane z KSeF eksportujesz wprost do swojego programu, w jego formacie i zgodnie z wymaganiami producenta - bez ręcznego przepisywania danych. W ostatnich trzech miesiącach lista tych integracji wyraźnie się wydłużyła.

Eksport dopasowujesz do sposobu pracy biura:

Schematy księgowe osobno dla każdego klienta. Biuro samo określa listę programów, do których eksportuje, i reguły dla każdego klienta.
Dopasowanie do formy księgowości. Podatkowa księga przychodów i rozchodów, ryczałt lub pełne księgi - eksport dostosowuje się automatycznie.
Rodzaj faktury na szablonie eksportu. Koszt, towar lub kategoria mieszana.

Eksport faktur z KSeFEO do programów księgowych Comarch Optima, RAKS, SKP i Puzzle

Automatyzacją procesów księgowych zajmujemy się również szerzej, poza samym KSeF.

Obsługa KSeF bez niespodzianek

KSeFEO obsługuje pełny cykl faktury w KSeF - od pobrania, przez walidację, po wysyłkę - także w scenariuszach, które wykraczają poza prostą fakturę sprzedaży:

Korekty danych nabywcy bez zmiany NIP (schemat Podmiot2K), łącznie z obsługą dodatkowych nabywców. Przy korekcie widzisz czytelne zestawienie stanu przed zmianą i po niej.
Faktury dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT. Aplikacja sprawdza spójność danych przed wysyłką i zatrzymuje błędną fakturę, zanim trafi do KSeF.
Wartość VAT przeliczona na złotówki w eksporcie listy faktur - przydatne przy fakturach wystawianych w walutach obcych.
Komplet danych sprzedawcy z pliku faktury. Numer konta i adres są odczytywane wprost z XML, bez ręcznego uzupełniania.

Synchronizacja z KSeF działa automatycznie w tle, a jeśli któraś próba się nie powiedzie, aplikacja sama ponawia ją jeszcze tego samego dnia. Ręczne pobranie możesz uruchomić w każdej chwili. Na co dzień pracujesz w prostym widoku, a gdy potrzebujesz zaawansowanego pola, aplikacja sama podpowie przełączenie.

Walidacja faktur w KSeFEO przed wysyłką do KSeF

Kartoteka kontrahentów z danymi z GUS

Po wpisaniu numeru NIP aplikacja pobiera z GUS nazwę firmy, adres i formę prawną. Adres jest od razu podzielony na osobne pola (ulica, numer, kod pocztowy, miasto), gotowe do eksportu do księgowości. Kartoteka obsługuje firmy wielooddziałowe z kilkoma numerami NIP, a na liście faktur masz filtr po NIP i przełącznik pokazujący NIP zamiast nazwy kontrahenta.

Wygodę codziennej pracy podnoszą też mniejsze rozwiązania: polski zapis kwot z przecinkiem, ikony kopiowania przy najważniejszych wartościach, przypięte filtry z czytelnymi etykietami, konfigurowana widoczność kolumn dla pracowników oraz kolumna zamknięcia miesiąca na liście klientów, dzięki której od razu widać stan prac u każdego klienta.

Bezpieczeństwo na poziomie enterprise

Dokumenty księgowe to wrażliwe dane, dlatego zabezpieczenia są w KSeFEO potraktowane priorytetowo:

Skanowanie antywirusowe załączników (Microsoft Defender for Storage) - każdy plik PDF, XML i skan jest sprawdzany, zanim ktokolwiek go otworzy.
Gwarancja dostarczenia powiadomień. Powiadomienia o fakturach zakupowych z KSeF przechodzą przez kolejkę z gwarancją dostarczenia, więc żadna faktura nie przepada po drodze.
Numeracja odporna na równoległe zapisy. Dwa równoczesne kliknięcia nie utworzą duplikatu numeru faktury.
Hasła zabezpieczone algorytmem bcrypt, silnym standardem przechowywania haseł.

Uprawnienia i rozliczenia

Od kwietnia doszedł także cały podsystem zarządzania dostępami i subskrypcją:

Uprawnienia per osoba i per moduł. Pracownik klienta widzi tylko te moduły, do których biuro dało mu dostęp, osobno dla dokumentów, faktur i kadr.
Czytelne zasady dostępu. Moduły bez uprawnień są widoczne jako wyszarzone kafelki, więc od razu wiadomo, o jaki dostęp poprosić.
Przedłużenie subskrypcji bez przerwy w dostępie. Kolejny okres dokupujesz jeszcze w trakcie trwania obecnego.
Automatyczne faktury za subskrypcję. Po płatności online przez Przelewy24 aplikacja sama wystawia fakturę VAT i wysyła ją mailem.
Zamknięcie miesiąca widoczne dla klienta. Gdy biuro zamyka miesiąc, klient od razu widzi to w swoim panelu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy KSeFEO jest gotowe na obowiązkowy KSeF? Tak. Aplikacja obsługuje aktualny schemat faktury FA(3), tryby offline (offline24, offline i awaryjny) oraz logowanie certyfikatem KSeF na numer PESEL lub NIP z podpisem XAdES. Aktualizacje wychodzą kilka razy w tygodniu, na bieżąco ze zmianami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów.

Czy KSeFEO współpracuje z moim programem księgowym? KSeFEO eksportuje dane do programów używanych przez polskie biura rachunkowe, między innymi Comarch Optima, RAKS, SKP i Puzzle, w ich natywnych formatach. Schematy księgowe konfigurujesz osobno dla każdego klienta.

Jak szybko wdrażane są zgłaszane zmiany? Średnio od trzech do dziesięciu dni od zgłoszenia do działającej funkcji. Nowe wersje aplikacji wychodzą kilka razy w tygodniu.

Czy KSeFEO ma sens dla jednoosobowej działalności? Tak. Ta sama aplikacja obsługuje biuro rachunkowe z wieloma klientami, firmę z kilkoma spółkami i jednoosobową działalność. Konto zakładasz w przeglądarce w kilka minut, a zakres funkcji dopasowujesz do swoich potrzeb.

Jak zabezpieczone są dokumenty? Każdy załącznik przechodzi skanowanie antywirusowe przed udostępnieniem, powiadomienia o fakturach idą przez kolejkę z gwarancją dostarczenia, a hasła chroni silny algorytm bcrypt.

Podsumowanie

KSeF działa już obowiązkowo, a okres przejściowy bez kar kończy się 31 grudnia 2026. To dobry moment na wybór docelowego narzędzia.
KSeFEO rozwija się w tempie kilku wydań tygodniowo: w trzy miesiące przybyło ponad 250 zmian, nowy moduł Dokumenty, integracja z GUS i kolejne formaty eksportu do księgowości.
Zgłoszenia użytkowników trafiają na produkcję średnio w ciągu 3-10 dni, dzięki czemu aplikacja rozwija się w kierunku, którego potrzebują biura i firmy.
Naszym zdaniem KSeFEO to dziś bardzo mocny wybór do obsługi KSeF. Najlepiej sprawdzić go na własnych fakturach.

Jak zacząć

Konto zakładasz w przeglądarce, bez instalacji i konfiguracji serwera, a po kilku minutach możesz pracować. Wypróbuj KSeFEO, a szczegóły oferty znajdziesz w cenniku.

Jeśli wolisz przekazać konfigurację nam, wdrażamy KSeFEO kompleksowo: zakładamy konta, konfigurujemy certyfikaty, schematy eksportu i uprawnienia, szkolimy zespół i wspieramy po starcie.

KSeFEO trzy miesiące później: ponad 250 zmian i nowe moduły