KSeF jest obowiązkowy.
Wdrożyłeś go?
Pomagamy firmom przejść na KSeF - od analizy gotowości, przez integrację z systemem FK, po szkolenie zespołu i uruchomienie produkcyjne.
Sprawdź gotowość swojej firmyObowiązek KSeF to rzeczywistość
Krajowy System e-Faktur zmienił sposób fakturowania w Polsce. KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, w tym zwolnionych z VAT. Ustawa przewiduje kary od 1 stycznia 2027 r.
Stan prawny
- →KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla firm, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł
- →Od 1 kwietnia 2026 obowiązek dla pozostałych podatników, także zwolnionych z VAT
- →Odbiór faktur z KSeF obowiązkowy dla wszystkich od 1 lutego 2026
- →Od 1 stycznia 2027 obowiązek obejmuje także podatników, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie
- →Ustawa o VAT przewiduje kary od 1 stycznia 2027: naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem
Ocena gotowości
Zanim wdrożymy KSeF, sprawdzimy, na czym stoisz. Cztery kroki do pełnego obrazu sytuacji.
Analiza obecnych procesów fakturowych
Mapujemy cały obieg faktur w firmie - od wystawienia po księgowanie. Identyfikujemy punkty styku z KSeF.
Sprawdzenie kompatybilności systemu FK
Weryfikujemy, czy Twój system finansowo-księgowy jest gotowy na KSeF. Sprawdzamy wersje, moduły i API.
Identyfikacja luk i wymagań
Określamy, co trzeba zmienić, zaktualizować lub dobudować, żeby Twoje systemy działały z KSeF.
Roadmapa wdrożenia z terminami
Przygotowujemy szczegółowy plan działania z konkretnymi krokami, terminami i odpowiedzialnościami.
Proces wdrożenia
Od audytu po uruchomienie produkcyjne - prowadzimy Cię przez każdy etap wdrożenia KSeF.
Audyt procesów i systemów
Dogłębna analiza procesów fakturowych, systemów IT i workflow. Identyfikacja ryzyk i zależności.
Wybór metody integracji
API, middleware czy plugin - dobieramy optymalną metodę połączenia z KSeF na podstawie Twojej infrastruktury.
Konfiguracja środowiska testowego
Łączymy system FK ze środowiskiem testowym KSeF udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. Konfigurujemy logowanie certyfikatem KSeF.
Migracja i testy
Testy end-to-end na rzeczywistych danych. Walidacja poprawności faktur, weryfikacja statusów i UPO.
Szkolenie zespołu
Praktyczne szkolenie dla księgowości i osób wystawiających faktury. Materiały, procedury awaryjne.
Uruchomienie produkcyjne
Start na produkcji z monitoringiem pierwszych dni. Weryfikacja poprawności faktur w KSeF i szybka reakcja na ewentualne problemy.
Najczęstsze pytania
Czy muszę zmieniać system FK?
Nie zawsze. Wiele systemów (Optima, Symfonia, Enova) ma moduły KSeF lub API do integracji. Jeśli Twój system nie wspiera KSeF, wdrożymy middleware, który połączy go z KSeF bez konieczności wymiany.
Ile trwa wdrożenie?
Typowe wdrożenie trwa 2-6 tygodni, w zależności od złożoności procesów i liczby systemów do zintegrowania. Mała firma z jednym systemem FK - 2 tygodnie. Większa organizacja z wieloma oddziałami - do 6 tygodni.
Co z dużą ilością faktur?
Rozwiązanie dobieramy do wolumenu: inaczej wygląda przy kilkudziesięciu, a inaczej przy kilkudziesięciu tysiącach faktur miesięcznie. Automatyzacja jest tym bardziej opłacalna, im większy wolumen.
Czy KSeF działa z moim programem?
Integrujemy KSeF z większością popularnych systemów FK na polskim rynku: Comarch Optima, Symfonia, Enova365, SAP, Insert, Wapro i innymi. Jeśli Twój system ma API - zintegrujemy go.
Co grozi za brak KSeF?
Ustawa o VAT przewiduje kary od 1 stycznia 2027 roku. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem. Wystawianie faktur w KSeF jest jednak obowiązkowe niezależnie od tego terminu.
Czy mogę wdrożyć etapami?
Tak, zalecamy etapowe wdrożenie. Odbiór faktur zakupowych i wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF są obowiązkowe, dlatego od nich zaczynamy. Pełną automatyzację obiegu z walidacją i archiwizacją wdrażamy w kolejnym etapie.
VirtuDesk Polska · Lead Developer
Integracja z KSeF API 2.0 w platformie KSeFEO
Paweł Borys, który prowadzi FoxLink, pracuje dla VirtuDesk Polska jako Lead Developer, czyli główny programista platformy KSeFEO.
- Kontekst
- KSeFEO to platforma SaaS, w której firmy i biura rachunkowe wystawiają, odbierają, akceptują, klasyfikują i eksportują faktury związane z KSeF.
- Zakres pracy
- Odpowiada za architekturę, backend, frontend, integracje, automatyzacje chmurowe, bezpieczeństwo, testy i wdrożenia.
- Rozwiązanie
- Zaimplementował integrację z KSeF API 2.0: certyfikaty, podpis XAdES, sesje interaktywne i wsadowe. Dokumenty są wysyłane przez kolejkę, nieudana operacja trafia do ponowienia, a stan każdego dokumentu widać w interfejsie.
- Wynik
- KSeFEO ma ponad 1 600 aktywnych klientów i ponad 1 200 kont użytkowników. W bazie jest ponad 339 tysięcy faktur, a w ciągu 30 dni platforma obsłużyła ponad 67 tysięcy dokumentów.
Pełny opis wdrożenia na pawelborys.dev
Powiązane usługi
KSeFEO - aplikacja KSeF
Platforma do obsługi KSeF - wdrażamy i konfigurujemy
Sprawdź →KSeF dla biur rachunkowych
Multi-klient KSeF, uprawnienia, automatyzacja
Sprawdź →Automatyzacja faktur
Pobieranie z KSeF, walidacja, obieg akceptacji
Sprawdź →KSeF Rumia
Wdrożenie KSeF dla firm z Rumi - spotkania na miejscu
Sprawdź →KSeF Trójmiasto
Wdrożenie KSeF: Gdańsk, Gdynia, Sopot
Sprawdź →KSeF województwo pomorskie
Hybrydowo, zdalnie i stacjonarnie - od Trójmiasta po Słupsk
Sprawdź →Sprawdź gotowość
swojej firmy na KSeF
Bezpłatna analiza gotowości. Powiemy Ci, co trzeba zrobić i ile to zajmie. Bez zobowiązań.